Что такое тендер, и как он может изменить ваш бизнес?

Тендер – это процедура, в результате которой коммерческие и государственные организации на конкурсной основе выбирают поставщиков. 

Простыми словами о том, что такое тендер

Для организации, тендер – это способ совершить закупку товаров, работ или услуг (ТРУ). Заказчик объявляет закупку, описывает требования к ТРУ. Потенциальные исполнители (поставщики) направляют заказчику свои предложения и/или торгуются. Победителем становится тот, кто предложит лучшие условия, соответствующие требованиям заказчика.

Основные определения, связанные с тендерами: 

Заказчик – это юридическое лицо‚ выступающее инициатором закупки товаров‚ работ или услуг. Это могут быть:

• Государственные и муниципальные бюджетные учреждения (школы, детские сады, больницы и т.д), государственные внебюджетные фонды (Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и др.), государственные и муниципальные казенные учреждения, бюджетные учреждения, МУПы и ГУПы, госкорпорации «Росатом» и «Роскосмос» (компании, которые принадлежат государству). 
• Компании с государственным участием (доля государства в уставном капитале 50% и более), нефтегазовые, энергетические, горнодобывающие компании, РЖД, ВТБ Банк и др. 
•  Коммерческие организации. 

Что делает заказчик закупки:

• Оформляет потребность в ТРУ
• Создаёт и публикует объявления о закупках
• Определяет требования к участникам тендера.
• Выбирает поставщика.
• Подписывает договоры с победителями.
• Контролирует выполнение условий контрактов.

Поставщик (подрядчик, исполнитель) – участник тендера, с которым по итогу проведения процедуры заключается контракт. Участвовать в закупках могут компании любого размера – от крупных холдингов, до небольших фирм и ИП.

Тендеры – это отличная возможность заявить о себе, своем товаре, работах или услугах. Участие в тендерах позволяет получать крупные заказы, развивать и масштабировать бизнес, осваивать новые рынки сбыта. 

Какие бывают виды тендеров?

По степени доступности:

• Открытые. Участвовать может любой, кто готов предложить свои услуги. Процесс прозрачный, но конкуренция высокая.
• Закрытые. Приглашения отправляют только определённым участникам (чаще всего, это участники, прошедшие пред квалификационный отбор). Конкуренция меньше, но и попасть в число избранных сложнее.

По способу проведения:

• Аукцион. Побеждает тот, кто предложил самую низкую цену.
• Конкурс. Цена важна, но учитываются также сроки, опыт и качество.
• Запрос котировок. Похож на аукцион, но участники не видят ставок конкурентов.

По источнику финансирования:

• Государственные. Проводятся в рамках 44 ФЗ. Финансируются из бюджета, строго регламентируются на законодательном уровне.
• Закупки компаний с государственным участием. Проводятся в рамках 223 ФЗ. 223-ФЗ устанавливает общие принципы закупок, а требования к участникам и способы определения поставщика заказчик прописывает в положении о закупках.
• Коммерческие. Организуют частные компании. Не попадают под действие 44 ФЗ и 223 ФЗ. В таких закупках больше свободы и меньше формальностей. Коммерческие закупки могут проводиться на любых площадках, регламентированы Гражданским кодексом РФ.

Что нужно для участия в тендерах?

Начать просто:

1. Подберите подходящий тендер.

Существует множество различных электронных площадок для размещения торгов. Искать можно как напрямую, так и используя специализированные агрегаторы. Один из таких сервисов – РосТендер. На сайте представлена самая полная база тендеров государственных и коммерческих заказчиков, малых закупок. Информация собрана более, чем из 7 тысяч источников. Информация о публикуемых закупках обновляется каждые 15 минут, а удобная система поиска и фильтрации поможет экономить время и находить все нужные тендеры.

2. Изучите документацию.

Все условия участия прописаны в тендерной документации – внимательно ознакомьтесь с извещением, техническим заданием, проектом контракта и другими документами, которые опубликовал заказчик.  Если возникли вопросы - свяжитесь с заказчиком и/или подайте запрос на разъяснение через оператора ЭТП. Чтобы сэкономить время и избежать ошибок привлеките экспертов. Cпециалисты компании РосТендер дадут рекомендации по выбору закупок, помогут подготовить и подать заявку на участие, а также принять участие в закупке от имени вашей компании.

3. Подготовьте пакет документов.

В стандартный пакет документов входит:

• Для юридических лиц - Устав организации, Решение о назначении руководителя организации либо Приказ о вступлении в должность, выписка из ЕГРЮЛ, реквизиты организации.
• Для индивидуальных предпринимателей – копия паспорта (все страницы), выписка из ЕГРИП, реквизиты ИП.
• Для физических лиц/самозанятых – копия паспорта (все страницы), реквизиты ФЛ.

Дополнительные документы могут понадобится в том случае, если это предусмотрено документацией к закупке (например, сертификаты, лицензии, квалификация сотрудников, МТР и т.д.).

4. Подготовьте и подайте заявку на участие.

Подготовьте техническое предложение, используя инструкцию, которую заказчик опубликовал в составе тендерной документации. Если инструкции среди документов нет, свяжитесь с заказчиком для уточнения деталей или попросите опубликовать инструкцию на ЭТП. 

Определите цену, которую будете указывать в коммерческом предложении или до которой вы готовы снижаться в ходе аукциона.

Подайте заявку в установленные заказчиком сроки.

5. Отслеживайте результаты тендера.

Если тендер предусматривает публикацию итогового протокола, отследите его публикацию со стороны заказчика.

Если процедурой не предусмотрена публикация протокола (характерно для коммерческих закупок и закупок малого объема), отслеживайте информацию, которую заказчик направляет на электронную почту, указанную при подаче заявки.

6. Подпишите контракт.

Если по результатам закупки заказчик выбрал вас победителем, подпишите контракт. Будьте внимательны к срокам. Пропущенный срок будет означать для заказчика, что вы уклонились от подписания контракта. Что в свою очередь может привести к включению в реестр недобросовестных поставщиков. 

Если условиями контракта предусмотрено обеспечение на исполнение контракта – при подписании перечислите денежные средства на обеспечение на реквизиты заказчика или загрузите на ЭТП независимую банковскую гарантию.

Далее дождитесь подписания со стороны заказчика и приступайте к исполнению контракта.

7. Исполните условия контракта.

После подписания выполните работы/окажите услуги/поставьте товар согласно условиям контракта и технического задания.

Следите за сроками и качеством выполнения работ/оказания услуг/поставки товара.

Какие преимущества дает участие в тендерах?

• Доступ к крупным заказам. Даже небольшой бизнес может получить контракт от большой компании или государства.
• Увеличение дохода. Регулярное участие в тендерах позволяет стабильно пополнять портфель заказов.
• Подписание договора по результатам тендера и дальнейшее сотрудничество может стать хорошей рекламой для компании и улучшить ее репутацию на рынке.
• Прозрачность. Особенно в государственных закупках. Все процессы строго регламентированы.

Тендер – это не только деньги. Участие в закупках имеет еще и неочевидные выгоды:

• Опыт, повышение профессионального уровня компании. Даже если вы не выиграете, участие покажет, как работают конкуренты. 
• Репутация. Победа в тендере – это знак доверия.
• Новые связи. Даже если заказчик не выбрал вас победителем в конкретной процедуре, он может пригласить вас принять участие в следующих закупках или предложить заключение контракта напрямую.