Что нужно для участия в тендерах: 3 первых шага для новичка

Вы решили попробовать свои силы в тендерах? Отлично! Участие в закупках – это реальная возможность находить новых клиентов, развивать бизнес и увеличивать доход. Но для удачного старта нужна подготовка. 

Ниже простая пошаговая инструкция, с чего начать.

1. Кто может участвовать в тендерах?

В тендерах могут принимать участие как юридические лица (компании, ИП), так и физические лица или самозанятые. Но есть важные нюансы:

• Юридические лица и ИП могут участвовать практически во всех тендерах, если соответствуют требованиям заказчика.
• Физические лица не могут участвовать в закупках, в которых требуются лицензии (их выдают только организациям и ИП). Также они не допускаются в конкурсы, предназначенные для субъектов малого предпринимательства. В случае победы, контракт необходимо исполнять своими силами, что невозможно в некоторых отраслях (например – стройка: требуется, как минимум, бригада сотрудников). Еще одно ограничение касается самозанятых: совокупный годовой доход от профессиональной деятельности не может превышать 2,4 млн.руб. – это тоже нужно учитывать. 

2. Что нужно подготовить для участия в тендерах?

Для участия в тендерах на электронных площадках вам  понадобятся:

• Электронная подпись (ЭП).
• Регистрация в ЕИС.
• Аккредитация на ЭТП
• Специальный счет для обеспечения заявки.
• Пакет документов, соответствующий требованиям закупки.

Рассмотрим эти шаги подробнее.

2.1. Электронная подпись

 Нужна помощь с получением электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог вашей рукописной подписи. Она подтверждает, что именно вы подписали документ, и придает ему юридическую силу. Без ЭП на большей части электронных торговых площадок не получится пройти регистрацию, подать заявку или подписать контракт.

В тендерах используется квалифицированная электронная подпись (КЭП) – самая надёжная и защищённая. Её признают везде: от государственных закупок до торгов по банкротству.

Где и как получить электронную подпись: 

Электронная подпись на руководителя организации оформляется в ФНС. Заявителю при себе необходимо иметь:

• Паспорт
• Заявление на выпуск сертификата
• СНИЛС
• USB токен (флешка)
• Дополнительные документы: свидетельство ОГРН/ОГРНИП, ИНН организации/ИНН ФЛ (для ИП), устав.

Дополнительные документы не являются обязательным требованием, но могут быть запрошены на усмотрение сотрудника ФНС

Для получения КЭП на сотрудника, который будет действовать от имени организации, необходимо: 

• Выбрать удостоверяющий центр (УЦ). Это аккредитованные организации, которые выдают электронные подписи. 
• Заполнить заявку на получение ЭП. Заявку можно подать онлайн (на сайте УЦ). После успешной обработки заявки вам придет уведомление о готовности сертификата. 
• Посетить офис Удостоверяющего центра для прохождения идентификации. При себе необходимо иметь: паспорт, СНИЛС, заявление на выпуск сертификата, доверенность на сотрудника организации (по форме УЦ). 

Когда КЭП готова, её нужно установить на компьютер:

• Скачайте ПО для работы с ЭП.
• Установите и настройте. Следуйте инструкциям УЦ.
• Проверьте подпись (попробуйте войти на Госуслуги (ЕСИА) с вашей КЭП, чтобы убедиться, что ПК настроен для работы с подписью).

Специалисты отдела сопровождения РосТендер оформят для вас заявку на получение электронной подписи, сгенерируют ключи для подписи, настроят рабочее место для работы с ЭП.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Важно: если сотрудник компании действует от её имени, ему понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД, 63-ФЗ «Об электронной подписи»). МЧД – это документ, который подтверждает, что вы имеете право действовать от лица компании. Это необходимо для обеспечения безопасности и предотвращения мошенничества, так как ранее существовали риски использования дубликатов ключей руководителя.

Кому нужна МЧД? Всем сотрудникам компании, которые подписывают документы в торгах. Если это делает руководитель, МЧД не требуется.

Что важно знать о МЧД?

• С 1 сентября 2023 года она обязательна для участия в торгах.
• Для участия в госзакупках МЧД оформляется через функционал ЕИС/ГИС Торги. Для работы с коммерческими закупками можно воспользоваться функционалом электронных площадок, функционалом ФНС (на сайте есть специальный сервис для создания и проверки машиночитаемой доверенности) или обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.
• Обязательно укажите все необходимые полномочия, которые делегируются сотруднику.
• МЧД обязательно подписать УКЭП руководителя организации.
• После оформления и подписания МЧД она может быть использована для подписания документов в электронном виде. При этом, важно прикладывать её к каждому документу, который подписывается сотрудником (или, в зависимости от условий и возможностей, прикрепить её в личный кабинет на торговой площадке).

2.2. Регистрация в системах ЕСИА и ЕИС

ЕСИА – это Единая система идентификации и аутентификации, проще говоря, база, через которую поставщики входят на порталы закупок в секциях 44-ФЗ и 223-ФЗ

Как зарегистрироваться:

• Зайдите на портал Госуслуг и создайте учётную запись для руководителя компании.
• Подготовьте данные организации и заполните заявку.
• Подтвердите учетную запись физлица. Для подтверждения используйте УКЭП. 
• Создайте личный кабинет организации.
• Дождитесь проверки (от 15 минут до 5 дней).

Самозанятые и ИП могут регистрироваться и авторизоваться в ЕСИА как физлица. ИП необходимо войти в свою учетную запись физлица и добавить организацию (ИП) в систему. Обязательно нужна подтвержденная учетная запись! (https://www.gosuslugi.ru/help/faq/profile_ip/kak_sozdat_uz_ip). Самозанятым достаточно подтвердить свою личность и получить доступ к услугам, связанным с их статусом самозанятого. 

Пошаговая инструкция по регистрации на «Госуслугах» есть на самом портале – в разделе «Помощь».

После ЕСИА нужно пройти регистрацию в ЕИС – Единой информационной системе в сфере закупок. 

Шаги для регистрации в ЕИС:

• Зайти на главную страницу портала закупок.
• Перейти в личный кабинет участника закупок.
• Запустить процедуру регистрации. Новых участников регистрируют, только если у них есть подтвержденная учетка в ЕСИА.
• Заполнить, подписать и отправить регистрационную форму. Приложить необходимые документы (перечень документов приведен в пп. 12, 13 Правил регистрации в ЕИС, Постановление Правительства от 27.01.2022 № 60).

За регистрацию в ЕИС платить не надо. После успешной регистрации вас автоматически аккредитуют в Едином реестре участников закупок (ЕРУЗ). После регистрации можно авторизоваться в личном кабинете и добавить других пользователей, при необходимости, наделить их определенными полномочиям: администратор, уполномоченное лицо на подписание документов электронной приемки и др.

После этого необходимо получить аккредитацию на нужных площадках.

При успешной регистрации в ЕИС пользователь автоматически получает аккредитацию на основных федеральных ЭТП (Сбербанк – АСТ, РТС-тендер, Российский аукционный дом (лот-online, Акционерное общество «Электронные торговые системы», Национальная электронная площадка (НЭП), Агентство по государственному заказу Республики Татарстан (Заказ.рф), Единая электронная торговая площадка (ЕЭТП), Газпромбанк (ЭТП ГПБ)). Далее необходимо пройти завершающую процедуру аккредитации: зайти в секции 44-ФЗ и 223-ФЗ, установить необходимые плагины и расширения, загрузить сертификат КЭП, а также заполнить соответствующие анкеты и загрузить документы.

Если с регистрацией возникают сложности, или вы не хотите тратить на это время – можем помочь.

2.3. Обеспечение заявки на участие в тендере

Некоторые тендеры требуют внесения обеспечения заявки – гарантийного взноса. Обеспечение исполнения контракта – это гарантия того, что вы выполните свои обязательства. Обычно оно вносится в виде денежной суммы. Её можно внести:

• Деньгами через специальный счет.
• С помощью банковской гарантии.

Размер обеспечения зависит от начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК): 

• при НМЦК до 20 млн рублей – 0,5-1% от стоимости.
• при НМЦК свыше 20 млн рублей – 0,5-5%.

Существуют и специальные условия для некоторых категорий участников: 

• Для учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, а также для организаций инвалидов, размер обеспечения заявки не должен быть выше 0,5% НМЦК.
• Для субъектов малого предпринимательства (СМП) и социально ориентированных некоммерческих организаций (СОНКО), если они участвуют в закупках, размер обеспечения заявки также ограничен до 2% НМЦК.

Открыть спецсчет можно в банках, которые входят в специальный реестр (Распоряжение Правительства от 13.07.2018 № 1451‑р, подп. «а» п. 1 ч. 5 ст. 44 44‑ФЗ).

Что делать при выигрыше

Победа в тендере – это только начало. Далее следует заключение контракта. Этот процесс имеет свои нюансы, которые важно знать:

• Сроки и порядок подписания договора зависят от типа тендера – для коммерческих тендеров сроки подписания договора устанавливаются в документации; для закупок по 44-ФЗ сроки прописаны в ст.51; для торгов по 223-ФЗ сроки прописаны в ст.3.2 либо в положении о закупках. 
• Проверка договора – обязательный этап. Внимательно изучите все условия, чтобы избежать неприятных сюрпризов в будущем. На спецсчёт участник вносит денежное обеспечение контракта, срок зачисления зависит от регламента работы банка: от нескольких минут до 3 рабочих дней и подписывает контракт. Заказчик подписывает контракт после ознакомления с обеспечением. У заказчика так же имеется 3 дня. 
• Разногласия по договору решаются путем составления протокола разногласий. У победителя есть 5 рабочих дней для составления протокола и загрузки его в ЕИС. Заказчик должен рассмотреть протокол и прислать либо исправленный контракт, либо первоначальный контракт с частичными изменениями или без изменений и указать причины отказа.

Если победитель отказывается подписывать договор или не выполняет его, он рискует попасть в реестр недобросовестных поставщиков. После внесения в РНП поставщик в течение 2 лет  не может участвовать в закупках: если поставщик попал в РНП по 44-ФЗ, то компания не сможет участвовать в закупках 2 года, но сможет участвовать по 223-ФЗ и наоборот.

Открыть новое ИП или компанию и участвовать от новой компании тоже не получится, поскольку предписание распространяется и на руководителя

Как понять, что вы готовы?

Вот чек-лист, который поможет убедиться, что вы ничего не упустили:

• УКЭП получена, протестирована, установлено необходимое ПО.
• Регистрация в ЕСИА и ЕИС успешно завершена.
• Специальный счет открыт, средства для обеспечения заявки подготовлены.
• Вы изучили требования к участникам закупки и убедились, что соответствуете им.

Участие в тендерах может показаться сложным, но на самом деле это просто цепочка шагов, которые нужно выполнить. Главное — начать! А если возникнут вопросы, обращайтесь к профессионалам РосТендер, которые помогут пройти регистрацию и подготовить документы.